Privacyverklaring
Informatiebeveiliging en Privacy
Stichting Primair Onderwijs Achterhoek (PRO8) verwerkt van al haar leerlingen persoonsgegevens. PRO8 vindt een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en is zich bewust van de privacywetgeving. PRO8 is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van uw kind. In deze privacy toelichting leggen wij u graag uit hoe wij dit doen.
Kennisnet en de PO-raad ondersteunen scholen bij het maken van beleid en de uitwerking hiervan. Mede op advies van de Autoriteit Persoonsgegevens volgt ook PRO8 deze aanpak.
Verwerkingsverantwoordelijke
De heer Bart van der Ent
College van Bestuur
Contactgegevens Functionaris voor gegevensbescherming
Dit wordt waargenomen door Martin Meinders en Patricia van Megen
Emailadres: privacy@pro8.nu
Telefoon: 0314 - 653 400
Aanleiding en wetgeving
Aanleiding
Scholen maken steeds meer gebruik van ict. Daardoor neemt niet alleen het aantal persoonsgegevens dat scholen gebruiken toe. Ook brengt de afhankelijkheid van ict nieuwe risico’s met zich mee, zoals cybercrime en datalekken. Het beschermen van de persoonsgegevens van leerlingen en medewerkers en daarmee het waarborgen van de privacy, wordt dan ook steeds belangrijker. Schoolbestuurders zijn en blijven volgens de wet verplicht om de privacy te regelen.
Wetgeving
De meldplicht datalekken is van kracht sinds 1 januari 2016. Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Vanaf die datum geldt dezelfde privacywetgeving in de hele Europese Unie. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) is hiermee komen te vervallen. De nieuwe wetgeving bepaalt niet alleen onder welke voorwaarden persoonsgegevens gebruikt mogen worden, maar geeft ook aan dat er passende technische en organisatorische maatregelen genomen moeten worden om de persoonsgegevens te beschermen. Informatiebeveiliging is dan ook een belangrijke voorwaarde van privacy, terwijl omgekeerd het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens noodzakelijk is voor informatiebeveiliging. Beide begrippen staan daarbij naast elkaar, en zijn van elkaar afhankelijk. Om makkelijk over informatiebeveiliging en privacy te kunnen praten korten we het af tot IBP.
Waarom verwerken wij gegevens van uw kind?
PRO8 verwerkt persoonsgegevens van uw kind om onze verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om uw kind aan te melden als leerling op onze school en om vorderingen bij te houden en om uw kind te zijner tijd over te dragen naar het voortgezet onderwijs. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en leerplicht.
Wij verwerken gegevens van uw kind voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die we met uw kind hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen.
Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met uw toestemming verwerken. Als voor het verwerken van gegevens toestemming wordt gevraagd zoals voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s) dan kunt u de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven. (Wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal).
Welke gegevens verwerken wij van uw kind?
Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van u als ouders hebben gekregen. U kunt hierbij denken aan contactgegevens en geboorteplaats. Als u weigert de voor ons noodzakelijke gegevens te verstrekken, kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen. Deze gegevens zijn noodzakelijk om uw kind in te kunnen schrijven op een school van PRO8.
Welke persoonsgegevens wij van uw kind verwerken kun u terugvinden in het overzicht met de verschillende categorieën van persoonsgegevens.
Er kunnen ook bijzondere persoonsgegevens worden geregistreerd als dat nodig is voor de juiste begeleiding van een leerling zoals psychologische gegevens (denk aan een intelligentieonderzoek of een onderzoek naar concentratieproblemen). Op uw eigen verzoek en met uw uitdrukkelijke toestemming verwerken wij ook medische gegevens van uw kind. Dit beperkt zich enkel tot gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen en om gegevens die nodig zijn om ons onderwijsaanbod op uw kind af te stemmen.
U kunt bijvoorbeeld doorgeven dat uw kind epilepsie heeft, zodat wij adequaat kunnen optreden in noodsituaties. PRO8 zal u nooit dwingen dergelijke gegevens te overleggen.
Hoe gaan wij om met de gegevens van uw kind?
Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat we de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze toelichting noemen.
In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, leerplicht, de onderwijsinspectie, GGD/schoolarts, samenwerkingsverband en accountant.
Wij kunnen commerciële derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerder genoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen, een administratie systeem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie of een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van PRO8. Met deze organisaties sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden.
Wij zullen de gegevens van uw kind niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de gegevens van uw kind nooit verkopen of verhuren aan derde partijen. De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gecodeerd bewaard en alleen die medewerkers kunnen bij de gegevens, die dat ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. De basisschool mag de meeste gegevens nog tot 5 jaar bewaren, nadat uw kind van school is gegaan. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om gegevens over verzuim en in- en uitschrijving (5 jaar na vertrek) en gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen (3 jaar na vertrek). Wij volgen hierin de richtlijnen van Kennisnet.
De leerlinggegevens worden op school opgeslagen in het digitale administratiesysteem en leerlingvolgsysteem ParnasSys. Het programma is beveiligd en de toegang tot de persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers van de school. Omdat de scholen deel uit maken van het schoolbestuur PRO8, worden daar ook (een beperkt aantal) persoonsgegevens mee gedeeld in het kader van de gemeenschappelijke administratie en het plaatsingsbeleid.
Welke rechten hebben een leerling en ouders van leerlingen jonger dan 16 jaar?
Als ouders heeft u een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. Ouders kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van uw kind verwerken.
Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van PRO8. U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens van uw kind delen en/of uitwisselen worden aangepast.
Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren. Tevens heeft u het recht om te vragen om de gegevens, die wij van uw kind verwerken en wij van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te dragen.
PRO8 zal geen besluiten nemen over uw kind, die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van gegevens (profiling). Beslissingen worden nooit zonder menselijke tussenkomst genomen.
Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind, dan kunt u altijd opheldering vragen bij de directeur van de school van uw kind of met onze Functionaris voor Gegevensbescherming (zie de contactgegevens onderaan deze toelichting). Indien uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost, dan kunt u dat melden bij Autoriteit voor de Persoonsgegevens ( www.autoriteitpersoonsgegevens.nl ).